Tietosuojaseloste
REKISTERI-ILMOITUS
Rekisterinpitäjä: Pesä Ysit ry, Y-tunnus 0536473-5
Yhteyshenkilö: Ville Lantta
Osoite: Untamonkatu 32, 53100 Lappeenranta
Puhelin: 040 529 3011
Toimiston sähköposti: toimisto(at)pesaysit.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: ville.lantta(at)elisanet.fi
JÄSEN-, LUOTTAMUSHENKILÖ- JA YHTEISTYÖKUMPPANIREKISTERI / MARKKINOINTIREKISTERI JA REKISTERÖIDYT
Rekisterissämme käsitellään Pesä Ysit ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä Pesä Ysit ry:n toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Pesä Ysit ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana ja sen ylläpito. Tämä koskee myös Pesä Ysit ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneita.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
• Pesä Ysit ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
• Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun.
• Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
• Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
• Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Rekisterissä käsitellään Pesä Ysit ry:n jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
• Jäsenen täydellinen nimi
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Syntymäaika
• Ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua) (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään jäseniltä ja osallistujilta itseltään.
TIETOJA SAADAAN MYÖS JÄSENYHDISTYKSILTÄ JA ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄSTÄ
Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus- ja toimihenkilöiden tietojaan. Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.
HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN JA TIETOTURVA
Jäsenrekisteri ja siihen tallennetut tiedot ovat muistitikulla, jota säilytetään Pesä Ysit ry:n toimistolla lukitussa kaapissa. Henkilötietoihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT
• Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.
• Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.
• Henkilötietoja voidaan siirtää uudelle järjestelmän ylläpitäjälle, mikäli rekisterin palveluntarjoaja vaihtuu.
• Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilö- tietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
• Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Pesä Ysit ry:n jäsen tai sopimuskumppani (sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan).
• Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
• Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
• Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä.
• Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pesä Ysit ry:n käsittelemät henkilötiedot.
• Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä.
• Vaatia henkilötietojensa poistamista.
• Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
• Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteystietojen mukaisesti. Yhteyshenkilö voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhteyshenkilö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
PAKOLLISET TIEDOT
• Yhdistyksen (Pesä Ysit ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot).
• Sopimussuhteissa olevat tahot.
• Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (henkilötunnus).
• Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).
• Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen)
SEURAUS MIKÄLI TIETOJA EI LUOVUTETA
Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista. Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
YHTEYDENOTOT
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen toimisto(at)pesaysit.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti osoitteeseen Pesä Ysit ry, Untamonkatu 32, 53100 Lappeenranta.
MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 18.10.2023.